Позиција: Front Desk/ Менаџер за прием/рецепција

Локација: Скопје

Тип на вработување: Полно работно време

Почеток: Веднаш / По договор

Опис на позицијата:

Front Desk/Менаџер задолжен за прием и комуникација со клиенти и посетители, прием, евиденција и распределба на документи. Организација на приемниот простор и координација на основните административни активности во канцеларијата

Клучни одговорности

• Управување со клиенти и посетители
• Дочекување, евидентирање и насочување на клиенти и посетители, во согласност со воспоставените процедури.
• Одржување уреден и функционален приемен простор и обезбедување основна организација на документацијата и дневните активности.
• Координирање на резервации за простории за состаноци и асистенција при подготовка на просторот за состаноци.
• Ракување со влезни и излезни пратки и курирски услуги.
• Дејствување како посредник помеѓу посетителите и  вработените.

Документација и управување со архиви

• Прием, дигитализација, безбедно чување и архивирање на правна и административна документација.
• Поддршка на административни активности, вклучително и подготовка на документи, архивирање и водење евиденција.
• Организација и одржување на физички и дигитални архиви со лесна достапност и усогласеност со процедурите.
• Прием и споделување документи со релевантни оддели и адвокати.
• Строго почитување на доверливост при ракување со чувствителна документација.
• Дополнителна административна поддршка за раководството и другите оддели по потреба

Канцелариски операции

• Надзор на дневното функционирање на рецепцијата и предниот дел на канцеларијата.
• Следење, нарачување и управување со канцелариски материјали и опрема.
• Координација со добавувачи, сервисни компании, курир.

Административна поддршка

• Подготовка на фактури и останти документи за достава по пошта.
• Уредно примање на документи, соортирање и чување согласно правилата на канцеларијата
• Асистенција на адвокатите при подготовка, скенирање, копирање и организација на документи.

Квалификации и профил на кандидат:

• Завршено високо образование – правен факултет како предност.
• Претходно работно искуство на слична позиција ќе се смета за предност.
• Одлични комуникациски и меѓучовечки вештини.
• Високо ниво на професионалност, организираност и одговорност.
• Познавање на MS Office пакетот.
• Познавање на англиски јазик, албански и тусрки ќе се смета за предност.
• Внимание на детали и способност за повеќекратни задачи.
• Исклучителни комуникациски способности – јасно и љубезно изразување.
• Доверливост и интегритет – способност за работа со високо чувствителни информации.
• Смиреност под притисок – справување со барања/ обврски во итни ситуации на професионален  начин.
• Приоритизација – управување со голем обем на задачи со прецизност.
• Висока емоционална интелигенција – адаптирање на стилот на комуникација во различни ситуации.
• Тимска соработка – поддршка и координација со адвокати и административен персонал.
• Професионален изглед, самодоверба и однесување.
• Позитивен пристап кон работата и клиентити/соработници/колеги
• Висока одговорност, точност и доверливост.
• Проактивен и ориентиран кон решенија во делокругот на работното место
• Способност за адаптација во динамична и предизвикувачка средина.
• Ориентација кон детали и обезбедување беспрекорно искуство за клиентите.