Во современите компании, работните места се менуваат побрзо од документите во кои се опишани. Нови задачи, дигитални алатки, поголеми одговорности и постојани промени во организацијата можат да направат описот на едно работно место целосно да се разликува од она што вработениот навистина го работи секој ден.
Проблемот започнува кога од вработените се очекува да преземаат нови обврски, но нивната работна позиција, плата и овластувања остануваат исти. Она што првично изгледа како нормално прилагодување на работата, со текот на времето може да прерасне во извор на незадоволство, преоптовареност и недоверба кон раководството.
Описот на работното место не треба да биде само документ што се подготвува при вработување и потоа се заборава. Тој треба да биде реална слика за улогата, одговорностите и очекувањата од вработениот.
Кога дополнителните задачи стануваат проблем?
Не секоја нова обврска значи дека работното место е лошо организирано. Во динамична работна средина, од вработените природно се очекува да учат, да се приспособуваат и повремено да преземаат нови задачи. Но, постои разлика меѓу повремена помош и трајно проширување на работните обврски без јасен договор.
На пример, административен асистент може постепено да преземе организација на настани, комуникација со клиенти, подготовка на извештаи и координација со други оддели. Ако овие задачи станат редовен дел од неговата работа, тогаш станува оправдано прашањето дали неговата позиција сè уште соодветствува на реалните одговорности.
Особено проблематични се ситуациите во кои:
- Обврските постојано се зголемуваат, но нема јасни приоритети.
- Одговорноста е поголема од овластувањата, па вработениот одговара за резултати врз кои нема доволно влијание.
- Платата и работната позиција остануваат непроменети, иако работата значително се проширила.
- Критериумите за успешност се нејасни, а очекувањата се менуваат во зависност од моменталните потреби на раководството.
Кога ваквата состојба трае подолго, вработениот може да почувствува дека неговиот дополнителен труд се подразбира, наместо да биде препознаен и вреднуван.
Каква е улогата на човечките ресурси?
Одделите за човечки ресурси имаат важна улога во одржувањето на рамнотежата меѓу потребите на компанијата и реалните можности на вработените.
Првиот чекор е редовно да се проверува дали описите на работните места одговараат на актуелните процеси. Тоа не значи дека секоја промена бара нова систематизација, туку дека значајните и трајни промени треба навреме да се препознаат и разгледаат.
HR тимовите можат да придонесат преку неколку конкретни активности:
- Разговори со вработените и нивните менаџери за тоа како изгледа работниот ден во практика.
- Анализа на распределбата на задачите за да се утврди дали одредени вработени преземаат несразмерно голем дел од обврските.
- Усогласување на одговорностите со платата и позицијата, кога проширувањето на улогата го оправдува тоа.
- Ажурирање на критериумите за оценување на работата, така што вработените ќе бидат оценувани според јасни и реални очекувања.
Важно е и менаџерите да разберат дека флексибилноста не треба да значи неограничено проширување на работните обврски. Добро организиран тим не е оној во кој секој постојано презема дополнителна работа, туку оној во кој задачите, приоритетите и одговорностите се јасно распределени.
Што можат да направат менаџерите?
Кога работата на вработениот ќе се промени, најлош пристап е промената да се остави без разговор и без јасни очекувања. Наместо тоа, менаџерите треба да разговараат со вработените за новите задачи, времето потребно за нивно извршување и обврските што треба да добијат приоритет. Доколку се воведуваат нови одговорности, важно е да се утврди дали постојните задачи ќе останат, ќе се намалат или ќе бидат прераспределени.
Исто така, треба да се постави едно клучно прашање: дали промената е привремена или станува траен дел од работното место?
Ако новата улога носи поголема самостојност, одговорност за резултати или раководење со луѓе, можеби е време да се разгледаат и работната позиција, можностите за напредување и соодветното финансиско вреднување.
Отворената комуникација не гарантира дека секое барање ќе биде прифатено, но спречува претпоставките да станат извор на незадоволство.
Зошто ова е важно за задржувањето на вработените?
Вработените не ја напуштаат секогаш компанијата поради висината на платата. Понекогаш причината е чувството дека работат многу повеќе од она за што биле ангажирани, без јасна можност за развој или признание.
Кога очекувањата не се усогласени со реалноста, се нарушува довербата меѓу вработениот и работодавачот. Постепено може да се намалат мотивацијата, иницијативноста и желбата за преземање одговорност. Во некои случаи, резултатот е заминување на искусен кадар, по што компанијата повторно се соочува со трошоци за регрутација, избор и воведување нов вработен.
Од друга страна, редовното усогласување на работните улоги им помага на компаниите подобро да ги препознаат способностите на своите луѓе и да создадат реални можности за развој.
Промената на работното место не мора да биде проблем. Таа може да биде и можност за напредување доколку е проследена со јасни очекувања, поддршка и соодветно вреднување.
Заклучок: Описот на работното место треба да ја следи реалноста
Работните места не се статични, а ниту компаниите можат однапред да ја предвидат секоја задача што ќе се појави. Но, тоа не значи дека описот на работното место треба да остане непроменет додека секојдневната работа целосно се менува.
За работодавачите, ова е можност навреме да откријат преоптовареност, нејасни одговорности и неискористен потенцијал. За вработените, тоа е начин нивниот придонес да биде препознаен и нивниот професионален развој да има јасна насока.
Прашањето не е дали вработените треба да преземаат нови задачи, туку дали промените во нивната работа се придружени со јасни очекувања, соодветна поддршка и признание за одговорностите што ги преземаат.
Прочитај и за: Micro-shifting: Новиот начин на работа што може да ја зголеми продуктивноста без да се работи повеќе
Тагови: HR трендови