Добивате задача, но не и јасни насоки. Не знаете точно што се очекува од вас, кои се приоритетите или како треба да изгледа конечниот резултат. Сепак, се обидувате да ја завршите работата најдобро што можете. А потоа доаѓа коментарот: „Не така ти кажав“ или „Ова не е тоа што го очекував“.
Ова е една од понепријатните ситуации на работното место. Од вработените се очекува да бидат самостојни, организирани и одговорни, но истовремено често добиваат задачи без доволно објаснување. Кога резултатот нема да ги исполни очекувањата на менаџерот, одговорноста лесно се префрла на лицето што ја извршувало задачата.
Како да реагирате кога се наоѓате во ваква ситуација, без да влезете во конфликт со шефот и без постојано да ја преземате вината за нешто што не било јасно договорено?
1. Не претпоставувајте што точно сака шефот
Една од најчестите грешки е да започнете со работа веднаш, надевајќи се дека сте ги разбрале очекувањата. Кога инструкциите се нецелосни, секој може да ги протолкува на свој начин.
На пример, добивате задача да подготвите извештај, но не знаете дали треба да биде краток преглед или детална анализа, кому му е наменет и кога точно треба да биде готов.
Наместо да погодувате, поставете неколку конкретни прашања:
- Кој е главниот резултат што го очекувате?
- Кој е рокот за завршување?
- Дали постои пример или претходен документ според кој треба да работам?
- Кои информации треба да бидат вклучени?
- Што е најважно да биде завршено прво?
Прашањата не се знак дека не знаете да работите. Напротив, покажуваат дека сакате да ја завршите задачата правилно уште од почеток.
2. Потврдете ги договорените задачи писмено
Усните инструкции лесно се забораваат, а понекогаш и различно се толкуваат. Затоа, по разговорот со менаџерот, корисно е накратко да го потврдите договореното преку е-пошта или службена порака.
На пример: „Само да потврдам дека задачата треба да ја подготвам во форма на краток извештај, со фокус на резултатите од последниот месец, и да ја испратам до четврток. Доколку има дополнителни насоки, слободно испратете ми.“ Со ова создавате јасна слика за тоа што е договорено. Ако подоцна се појави недоразбирање, можете да се повикате на претходната комуникација.
Важно е ова да не го правите со цел да собирате докази против шефот, туку за да избегнете различни толкувања и непотребни грешки.
3. Побарајте повратна информација пред да ја завршите целата задача
Ако добиете нејасна задача, не чекајте да го завршите целиот проект за да дознаете дека сте тргнале во погрешна насока. Кога станува збор за поголема обврска, испратете првична верзија, предлог или краток преглед на она што планирате да го направите.
Можете да кажете: „Подготвив почетен предлог за да проверам дали сме на иста линија пред да продолжам со целата задача.“ Ова е особено корисно кога работите на презентации, извештаи, маркетинг-материјали или проекти во кои личните очекувања на менаџерот имаат голема улога.
На тој начин, евентуалните корекции ќе ги направите навреме, наместо да потрошите часови на работа што подоцна ќе треба целосно да ја преработите.
4. Кога ќе ве обвинат за грешка, не реагирајте импулсивно
Замислете дека шефот ви кажува: „Ова не е тоа што го побарав. Требаше да знаеш што мислев.“ Првата реакција можеби ќе ви биде да се браните или да возвратите дека никој не ви објаснил што точно треба да направите. Но, ако разговорот се претвори во меѓусебно обвинување, проблемот најверојатно нема да се реши.
Наместо тоа, останете смирени и вратете се на конкретните инструкции. На пример: „Разбирам дека резултатот не одговара на вашите очекувања. Јас работев според насоките што ги договоривме. Би сакал/а да ми посочите што конкретно треба да се промени за следната верзија да биде во согласност со вашите очекувања.“
Со ваков одговор не ја избегнувате одговорноста, но не ја прифаќате автоматски целата вина. Истовремено, барате конкретна повратна информација што ќе ви помогне да ја поправите работата.
5. Разликувајте конструктивна критика од неправедно префрлање на вината
Не секоја забелешка од шефот значи дека тој е неправеден. Можно е навистина да сте пропуштиле важен детал или погрешно да сте разбрале дел од задачата. Но, постои разлика меѓу менаџер кој ви укажува на конкретна грешка и менаџер кој постојано ги менува очекувањата, а потоа ве обвинува дека не сте ги исполниле.
Обидете се да препознаете дали се повторуваат одредени ситуации:
- Инструкциите се менуваат откако задачата веќе е завршена.
- Не добивате одговори кога барате дополнително објаснување.
- Очекувањата се различни од она што претходно било договорено.
- Одговорноста за неуспехот секогаш се префрла на вработениот.
- Никогаш не добивате конкретно објаснување што треба да се подобри.
Ако ова станува редовна практика, проблемот можеби не е во вашата способност да ја завршите работата, туку во начинот на кој се поставуваат и комуницираат очекувањата.
6. Поставете граници кога инструкциите постојано се менуваат
Понекогаш најголемиот проблем не е недостигот од инструкции, туку нивното постојано менување. Денес добивате една насока, утре друга, а на крајот од вас се очекува да го испорачате резултатот во првично договорениот рок. Во таква ситуација, важно е да објасните како промените влијаат врз вашата работа.
На пример: „Можам да ги направам измените, но со оглед на новите насоки ќе ми треба дополнително време. Дали можеме да го усогласиме рокот?“ Или: „За да избегнеме дополнителни корекции, би сакал/а да ги потврдиме конечните барања пред да продолжам.“
Ова не е одбивање на работа, туку професионален начин да покажете дека секоја промена има последици врз времето и квалитетот на извршувањето.
7. Ако проблемот продолжува, документирајте ги ситуациите и побарајте поддршка
Ако и покрај обидите за подобра комуникација постојано се соочувате со нејасни задачи, променети очекувања и неоправдани обвинувања, време е да ја разгледате ситуацијата посериозно.
Чувајте ги релевантните е-пораки, договорените рокови, инструкциите и забелешките за промените во задачите. Запишувајте ги конкретните ситуации и нивното влијание врз вашата работа.
Доколку директниот разговор со шефот не донесе промена, можете да побарате разговор со повисок менаџер или одделот за човечки ресурси.
При тоа, фокусирајте се на конкретните проблеми и нивните последици, а не на личните карактеристики на менаџерот. На пример, објаснете дека честите промени во насоките предизвикуваат повторување на задачите, пропуштање рокови и непотребно трошење време.
Добриот менаџер не очекува од вработените да читаат мисли
Јасните инструкции не се само прашање на добра организација, туку и важен дел од успешното раководење. Менаџерот треба да знае да ги пренесе очекувањата, да постави реални рокови и да обезбеди простор за прашања и дополнителни објаснувања.
Од друга страна, вработените треба навреме да побараат појаснување, да ги потврдат договорите и да преземат одговорност за својот дел од работата. Најдобри резултати се постигнуваат кога двете страни комуницираат отворено и кога одговорноста не се бара само на крајот, туку се презема уште од почетокот на задачата.
Не можете да одговарате за очекувања што никој не ви ги соопштил. Но, можете да направите многу за да спречите недоразбирањата да се претворат во ваша секојдневна работна реалност.
Прочитајте и за: 7 знаци на пасивна агресија на работа
Тагови: совети за работа