Има денови кога листата со задачи изгледа како да нема крај. Една задача не е завршена, а веќе пристигнуваат уште две. Колега бара помош, менаџерот додава нов приоритет, пристигнува итен мејл, а роковите остануваат исти.
Во такви моменти, најлесно е да почнете да работите на сè одеднаш. Но, токму тоа може дополнително да ве забави.
Кога имате премногу задачи, целта не е едноставно да работите побрзо. Потребно е да утврдите што е навистина приоритетно, што може да почека и што треба да се прераспредели.
1. Застанете и направете листа
Кога сте под притисок, задачите често изгледаат поитни отколку што навистина се. Наместо веднаш да започнете со работа, запишете ги сите обврски што ги имате. Потоа поделете ги според рокот и важноста.
На пример:
Итно и важно - завршете прво.
Важно, но не итно - испланирајте време за нив.
Итно, но помалку важно - проверете дали може да ги преземе некој друг.
Ниту итно ниту важно - оставете ги за подоцна.
Самото расчистување на листата може да ви помогне да добиете подобра слика за ситуацијата.
2. Не претпоставувајте дека сè е приоритет
Кога повеќе луѓе ви даваат задачи, лесно е да помислите дека секоја од нив мора да биде завршена веднаш. Но, ако сè е приоритет, тогаш всушност ништо нема јасен приоритет.
Ако не сте сигурни што треба прво да направите, прашајте го менаџерот: „Во моментов имам неколку задачи со блиски рокови. Кoja од нив сакате да ја ставам како прв приоритет?“
Ова не покажува дека не можете да се справите со работата. Покажува дека знаете да управувате со приоритети.
3. Комуницирајте кога роковите не се реални
Една од најголемите грешки е автоматски да кажете „ќе завршам“ за секоја нова задача. Ако веќе имате полн распоред, новата задача мора да влијае врз нешто друго.
Наместо само да кажете дека имате премногу работа, бидете конкретни: „Можам да ја завршам оваа задача до денес, но тогаш задачата X би се поместила за утре. Која да ја ставам како приоритет?“
На овој начин не одбивате работа, туку реално ги поставувате очекувањата.
4. Не се обидувајте да работите на пет работи истовремено
Постојаното префрлање од една задача на друга може да ви создаде чувство дека сте многу продуктивни, но често само ви го одзема фокусот. Ако е можно, одредете временски блокови за различни задачи.
На пример:
09:00 - 10:30 - извештај
10:30 - 11:00 - мејлови
11:00 - 12:30 - проект
13:00 - 14:00 - состаноци и комуникација
Не мора планот да биде совршен. Важно е да имате структура наместо постојано да реагирате на секое ново известување.
5. Кажете ако ви недостигаат информации или ресурси
Понекогаш проблемот не е само во бројот на задачи. Можеби немате доволно информации, пристап до одреден документ, поддршка од колега или јасни инструкции. Наместо да губите часови обидувајќи се сами да го решите проблемот, кажете што ви е потребно.
На пример: „За да ја завршам задачата до петок, ми требаат податоците од тимот за продажба. Можете ли да ми ги испратите до утре?“ Јасната комуникација може да спречи непотребно одложување.
6. Научете да кажете „не можам сега“ без да кажете „не“
Поставувањето граници на работа не значи дека одбивате да помогнете. Понекогаш доволно е да кажете: „Во моментов работам на две задачи со рок денес. Можам да се посветам на ова веднаш штом ги завршам. Дали тоа ви одговара?“
Така покажувате подготвеност да помогнете, но и свесност за сопствениот капацитет.
7. Ако ситуацијата постојано се повторува разговарајте со менаџерот
Еден напорен ден е нормален. Но, ако постојано добивате повеќе задачи отколку што реално можете да завршите, проблемот можеби не е само во организацијата на вашиот ден. Разговарајте со менаџерот за обемот на работа, роковите и приоритетите. До разговорот, корисно е да имате конкретен преглед на задачите што сте ги презеле, роковите и времето потребно за нивно завршување. Тоа го прави разговорот многу поконкретен од едноставното: „Имам премногу работа“.
8. Не дозволувајте притисокот да ве натера да жртвувате квалитет
Кога задачите се натрупуваат, природно е да сакате само да ги „штиклирате“ една по една. Но, брзината не треба секогаш да биде поважна од квалитетот. Подобро е навреме да кажете дека одредена задача ќе бара дополнително време, отколку да ја завршите набрзина и подоцна да поправате грешки.
Што да запомните?
Кога добивате премногу задачи одеднаш, не обидувајте се да бидете херој кој ќе заврши сè сам. Застанете. Подредете ги приоритетите. Проверете ги роковите. Прашајте што е најважно. Комуницирајте ако нешто не е реално и побарајте помош кога е потребно. Добрата организација не значи дека можете да направите бесконечен број работи во еден ден.
Значи дека знаете што треба да направите прво, што може да почека и кога е време да кажете дека капацитетот е исполнет.
Прочитај и за: 5 грешки што ги правиме во работните групни четови
Тагови: совети за работа