Работните групни четови денес се дел од секојдневието. WhatsApp, Viber, Teams, Slack или друга платформа комуникацијата често се одвива со неколку пораки наместо со мејл или состанок.
Но, токму затоа што пишувањето е брзо и неформално, лесно можеме да испратиме порака што ќе биде погрешно разбрана или ќе остави непрофесионален впечаток.
Еве пет чести грешки што вреди да ги избегнувате.
1. Пишувате пораки што можат да се протолкуваат на повеќе начини
Во пишана комуникација го нема тонот на гласот, изразот на лицето или говорот на телото.
„Добро.“ „Во ред.“ „Како што сакаш.“ Можат да звучат сосема различно во зависност од контекстот.
Ако пораката се однесува на важна задача, подобро е да бидете конкретни: „Во ред, ќе ја завршам задачата до 15:00 часот.“
Јасната порака остава помалку простор за погрешно толкување.
2. Пишувате кога сте лути
Работниот чет не е најдобро место за реакција во момент на лутина. Една кратка порака напишана во погрешен момент може да звучи многу поостро отколку што сте замислиле особено кога ја читаат сите членови на групата. Ако нешто ве изнервирало, направете пауза пред да одговорите.
Ако проблемот е сериозен, можеби е подобро да го решите директно со лицето или на разговор, наместо пред целата група.
3. Ја преплавувате групата со непотребни пораки
„Добро утро 😊“ „Хаха.“ „Да.“ „И јас.“ „Супер.“
Во приватен разговор ваквите пораки можеби не се проблем. Но, во работна група, десетици кратки пораки можат да ја затрупаат комуникацијата и да ја сокријат важната информација.
Пред да испратите порака, прашајте се: Дали ова е корисно за сите во групата или можам да го испратам приватно? Понекогаш една добро составена порака е подобра од пет кратки.
4. Очекувате одговор веднаш
Само затоа што некој ја прочитал пораката, не значи дека може веднаш да ви одговори. Особено ако групата се користи за работа, важно е да се почитува времето и концентрацијата на другите.
Наместо: „???“ „Ќе одговориш ли?“ „Има ли некој да ми врати?“ ако прашањето не е итно, оставете разумно време за одговор.
Ако е навистина итно, кажете го тоа јасно и наведете до кога ви е потребна информацијата.
5. Работните групи ги претворате во место за озборување
Една од најголемите грешки е да се заборави дека во работниот групен чет сè што ќе напишете може да биде прочитано, зачувано или препратено. Коментари за колеги, потсмевање, критики за менаџери или интерни озборувања можат брзо да создадат непријатна ситуација.
Дури и ако мислите дека групата е „безбедна“, добро правило е: Не пишувајте во работен чет нешто што не би го кажале лице в лице.
Работниот чет не е исто што и приватниот чат
Брзината на комуникацијата не значи дека професионалните правила престануваат да важат.
Пред да испратите порака, размислете дали е:
- Јасна;
- Потребна;
- Испратена до вистинските луѓе;
- Соодветна по тон;
- Испратена во соодветно време.
Понекогаш најпрофесионалната порака е онаа што ќе ја прочитате уште еднаш пред да притиснете „Send“.
Работните групни четови треба да ја олеснуваат комуникацијата, а не да создаваат дополнителни недоразбирања. Затоа, пишувајте кратко, јасно и со почит – и не заборавајте дека зад секоја порака стои човек кој можеби ќе ја прочита сосема поинаку од начинот на кој сте ја замислиле.
Прочитајте и за: 5 грешки при градење професионални контакти
Тагови: Microsoft Teams совети за работа WhatsApp Viber Slack