Во современото работно опкружување, зборот „ASAP“ („што е можно побрзо“) стана речиси секојдневие. Е-пошта, пораки и задачи со ознака „итно“ често пристигнуваат една по друга, создавајќи чувство дека секоја задача мора да биде завршена веднаш.
Но, што се случува кога сè е итно?
Токму тука се појавува парадоксот: постојаното забрзување на работното темпо не значи нужно и поголема продуктивност. Напротив, постојаните прекини и менувањето на приоритетите можат да ја намалат концентрацијата, квалитетот и ефикасноста на вработените.
Според анализата објавена од HR Dive, културата во која секоја задача е „ASAP“ може да создаде таканаречена „лажна итност“ ситуација во која вработените постојано реагираат на најновото барање, наместо да се фокусираат на задачите што навистина имаат најголемо деловно значење.
Секогаш зафатен ≠ секогаш продуктивен
Еден од најголемите проблеми е постојаното префрлање од една задача на друга. Кога вработениот работи на важен проект, а во меѓувреме пристигнуваат пораки, повици и нови „итни“ барања, концентрацијата се нарушува.
Резултатот може да биде:
- Повеќе грешки;
- Подолгo време за завршување на задачите;
- Намален квалитет на работата;
- Поголем ментален замор;
- Чувство дека работникот цел ден работи, но ништо не завршува.
Особено проблематично е кога брзината на одговорот се вреднува повеќе од квалитетот на резултатот.
Што можат да направат HR тимовите?
HR има важна улога во создавањето култура во која итноста има јасна дефиниција.
Компаниите можат да воведат едноставна поделба на приоритетите, на пример:
P1 – Итно: задача што има директно влијание врз клиент, приход, безбедност или критичен рок.
P2 – Важно: задача што треба да се заврши во текот на денот или следниот работен ден.
P3 – Редовно: задача што може да се планира во текот на неделата.
На овој начин, „ASAP“ престанува да биде автоматска ознака за секое барање и станува вистинска категорија за приоритет.
Лидерите треба да го постават примерот
Ако менаџерите испраќаат пораки со „итно“ за секоја задача, вработените природно ќе развијат чувство дека мора постојано да бидат достапни.
Добрата лидерска практика не е да се бара постојана достапност, туку да се создаде јасен систем на приоритети.
Наместо: „Ми треба ова ASAP.“
Подобро е: „Ова е приоритет за денес затоа што влијае на X. Може ли да биде готово до 15:00?“
Разликата е мала во комуникацијата, но огромна во организацијата на работата.
Најважната HR лекција
Компаниите не треба да се стремат кон тоа вработените да бидат постојано зафатени, туку ефикасни во она што навистина е важно. Кога сè е приоритет, всушност ништо не е приоритет. Затоа, наместо култура на „ASAP“, современите организации треба да градат култура на јасни очекувања, реални рокови, добро дефинирани приоритети и фокусирана работа.
На крајот, вистинската продуктивност не се мери со тоа колку брзо сме одговориле на последната порака, туку колку вредна работа сме успеале квалитетно да завршиме.
Прочитајте и за: Флексибилната работа повеќе не е само бенефит: Како Phoenix Group создаде култура во која вработените имаат поголем избор
Тагови: HR трендови